OKR i agila tvärfunktionella team

Jag skrev för ett tag sedan om att jobba med mål enligt OKR och fördelarna med det. Idag har vi kompetensutvecklingsdag på Hemnet och jag läste Radical focus av Christina Wodke. Boken gav några fina insikter kring hur man bör jobba med OKR i agila tvärfunktionella team.

Vaddå agila tvärfunktionella team?

Agila tvärfunktionella team är självgående team där all kompetens som behövs för att förstå problem och leverera värde finns. När alla kompetenser finns i teamet behövs inga ”beställningar” uppifrån – bara målsättningar. Ledningen pekar ut en riktning och berättar varför vi bör röra oss i den riktningen. Teamet utforskar problem (genom till exempel user research eller konkurrentanalys) och levererar lösningar.

Det finns en massa styrkor med att inte vara ett leveransteam utan ett agilt tvärfunktionellt och värdeskapande team:

  • Teamet är mest kapabla att förstå problem och designa lösningar eftersom de både vet vad som är tekniskt möjligt och hur användarnas behov ser ut (även om det är en resa för många team att inte bara kunna tekniken utan också vara bäst på användare och affär).
  • Teammedlemmar blir motiverade när de inte blir tillsagda vad de ska göra utan förstår problemen och får tänka själva.
  • Vi reducerar kommunikationsproblem som uppstår när lösningar ska lämnas över från en avdelning till en annan.
  • Vi bygger kunskap om varandras kompetenser och utvecklas tillsammans.

Innan du sätter mål, ha en mission

action backboard ball basketball

Using OKRs without a mission is like using jet fuel without a jet. It’s messy, undirected and potentially destructive.

Teamet behöver veta vad deras riktning bör vara och hur den förhåller sig till andra team. Agila team är brukar vara uppdelade utifrån produktområde, värdekedja eller målgrupp. Men om teamet ska skapa värde och inte bara ”jobba på” med att förbättra produkt X så behövs något mer.

Ett mission statement är teamets långsiktiga uppdrag som svarar på varför teamet finns och vad vi vill uppnå långsiktigt. Lite som ett företags vision, fast på teamnivå. Här finns en massa inspirerande exempel på stora företags mission statements.

Hur ska vi veta åt vilket håll vi ska svänga om vi inte vet var vi är på väg? Med ett tydligt mission statement blir det betydligt lättare för team att sätta kortsiktiga mål, som kvartals-OKR. Det blir också lättare att förstå vad andra team jobbar med.

Ha mål som uttrycker vart vi ska – inte hur

adult book business cactus

We start our journey to our dreams by wanting, but we arrive by focusing, planning and learning

Det kanske allra svåraste med OKR är att sätta dem på rätt nivå. OKR ska svara på vad vi vill uppnå – inte hur. Ett objective ska vara ett ambitiöst mål och key results berättar hur vi mäter att vi rört oss närmare målet. Sedan behöver vi ju självklart också definiera hur vi ska nå målen, men det är något annat. Det gör vi till exempel i sprintplaneringar, där vi kollar på hur vi rört oss närmare våra mål sedan sist och prioriterar vad vi behöver göra de följande veckorna för att komma närmare våra mål.

Det ändå kan lätt bli att man när man sätter sina mål också börjar definiera vad man ska göra och hur. Vill man vara ett agilt tvärfunktionellt team så tror jag man gör sig själv en otjänst. Inte nog med att målen blir otydliga och mindre motiverande, man riskerar att planera vad man ska göra för långt på förhand och tappa förmågan att byta riktning när man lär sig saker.

Tanken är ju att man vid varje givet tillfälle ska göra det som bidrar mest till målen. Om man på förhand sagt att det är X blir det svårt att styra mot en annan lösning när man lärt sig att X inte alls var någon bra idé.

Dessutom blir det jobbigare och mer tidsödande att sätta sina kvartals-OKR om man samtidigt ska sätta någon sorts backlog eller roadmap för kvartalet.

Prioritera målen, eller ha ett mål

white matchstick

Set only one OKR. It’s about focus.

Okej, så säg att vi har satt mål (inte lösningar) och vet hur vi mäter dem. Hur vet vi vad vi ska ta tag i först? För att få ut något av OKR vill vi ju faktiskt jobba aktivt mot våra mål, att de ska styra vad vi faktiskt gör. Annars finns det ingen poäng.

Wodke rekommenderar att alltid prioritera och fokusera på ett mål i taget. Både vad gäller företagets och teamens mål. När vi har uppnått vårt viktigaste mål kan vi jobba på nästa.

Varför? Fokus. Jobbar vi mot flera olika mål samtidigt minskar effektiviteten eftersom vi måste vänta på varandra, vi behöver context switcha, vi ökar behovet av kommunikation i form av ”synk” och dessutom tappar vi teamkänslan i att jobba tillsammans mot ett gemensamt mål.

Ett team jobbar inte bara med sina OKR

arms bonding closeness daylight

OKRs are not the only thing you do; they are the one thing you must do

Att jobba självständigt mot sina mål och enligt sin mission statement är alltså en viktig grej ett agilt tvärfunktionellt team gör. Men det är inte allt. Det behöver också finnas andra delar:

  • Hjälpa andra team. Det måste finnas utrymme för att hjälpa andra uppnå sina mål. Här behövs det alignment – teamen behöver synka med varandra och ha koll på varandras mål.
  • Underhåll. Det måste finnas utrymme att underhålla befintliga system och tjänster. Här behövs ett kontinuerligt arbete och en vakenhet så man hela tiden betar av buggar, håller tekniken uppdaterad och inte bygger upp teknisk skuld.
  • Företagsövergripande initiativ. Vissa initiativ handlar inte om att skapa värde utan bara måste göras. Till exempel att efterleva GDPR eller andra regelverk. Här krävs också alignment och synk mellan team.

Tack Mia Kolmodin på Dandy people för kategorierna ovan.

Lästips

Quit Planning Ahead and Keeping People Busy av John Cutler

Why Outcomes Over Outputs? av John Cutler

Boken Radical focus av Christina Wodke

Boken Outcomes Over Output av Josh Seiden

Annons

3 reaktioner på ”OKR i agila tvärfunktionella team

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s